No soy profesor (ni jefe), pero recibo innumerables correos electrónicos de estudiantes de secundaria a quienes superviso en mi trabajo voluntario. Como supervisor, una de mis responsabilidades clave es comunicarme con los voluntarios de la escuela secundaria durante la semana, por correo electrónico. Con el tiempo, me he convertido en ... involuntariamente pero naturalmente - la persona de contacto para preguntas, inquietudes y quejas sobre el trabajo voluntario y la organización. Antes de darme cuenta, recibía correos electrónicos no solo de los voluntarios que superviso, sino también de personas externas con consultas (ver #3 por debajo de unos enviando un correo electrónico a alguien que nunca ha tenido una interacción con antes).

Después de tres años de "idas y venidas", he llegado a la conclusión de que esta joven generación bien intencionada definitivamente necesita ayuda en el departamento de etiqueta de correo electrónico.

Pero los estudiantes de secundaria no son los únicos que no usan las etiquetas de correo electrónico adecuadas. Muchos estudiantes universitarios, y graduados recientes, son igualmente despistados (y quizás se les considera más "no profesionales" porque se espera que sepan mejor) cuando se trata de enviar un correo electrónico a sus profesores y superiores.

Mi esperanza para cualquiera que lea este artículo es que aprenda y ponga en práctica estas etiquetas cruciales de correo electrónico y sus correos electrónicos sean tomados en serio. 

Escribir un buen correo electrónico es una obligación tanto en la universidad como en el lugar de trabajo, ¡así que presta atención!

* Este artículo está diseñado para estudiantes universitarios que escriben a profesores, pero puedes intercambiar "profesores" con "jefes" si estás trabajando.

1. Dirígete a tu profesor de forma profesional

“Estimado profesor [Apellido]” sería un buen punto de partida.

Si usted ha tenido una interacción con el profesor antes, es probablemente seguro decir “Hola Profesor [Apellido]” pero probablemente es nunca una buena idea decir “Hola” como un saludo, no importa cómo “cerrar” se encuentre el profesor.

+ Algunas cosas a tener en cuenta:

• Puede abordar el profesor como el Dr. si tienen un doctorado, pero “profesor” es, probablemente, lo más seguro, ya que algunos de ellos no quieren ser tratados como “doctor”.

• Evita decir “señora” o “señorita” o “señor”, porque a pesar de su intención, que podría ser ofensivo o crear incomodidad innecesaria. Además, esta es la universidad que estamos hablando - nos referimos a ellos como “profesores”.

• No se dirija a ellos por sus nombres de pila a menos que den de forma explícita que el permiso para hacerlo.

• Deletrear el nombre del profesor correctamente. Escribelo exactamente tal como aparece en el programa - verificar dos veces.

2. Reconoce a tu profesor como individuo

Que tenga una razón específica para el envío de su profesor, lo entiendo. Pero no saltar directamente a su punto, preguntando o pidiendo algo de ellos. Reconocer que ellos también tienen vida personal fuera de su academia- que no son sus funciones.

Ya sea genuina o no (A pesar de la sinceridad siempre muestra), saluda a tu profesor y reconócelo como una persona. Puedes decir algo como "¡Espero que hayas tenido un gran fin de semana!" Agregar esta simple oración puede marcar una gran diferencia en la respuesta que obtenga.

3 Presentarte

Realmente, por favor. En mi experiencia personal, el correo electrónico más frustrante que recibí fue uno en el que la persona no se presentó (No tenía idea de quién era ella) Y saltó directamente a “al punto”, ya romper las reglas # # 1- 3.

Quiero ser voluntario, pero no sé cómo.

Ese fue el correo electrónico que recibí en mi (personal) bandeja de entrada. Sin saludos, sin presentación, sin cortesía.

A medida que leía el correo electrónico, que literalmente me llevó 2 segundos, pensé para mí: No sé quién es usted, cómo recibió mi correo electrónico y por qué cree que debería concederle su solicitud, si, de nuevo, ni siquiera lo conozco.

Pero dejando a un lado la falta de profesionalismo (y mi molestia), le respondí con todos los detalles sobre cómo puede postularse para convertirse en voluntaria (lo que podría haber encontrado fácilmente en el sitio web - ver abajo #4), Sólo para obtener una igualmente poco profesional 9 palabra respuesta: “Oh, lo siento. En realidad no pienso que puedo ser voluntario “.

Espero no tener que elaborar.

De la misma manera, si eres estudiante, no asumas que el profesor te conoce. Y lo que es más importante, no haga que el profesor se desvíe de su camino para descubrir quién es usted. Usted debe ser quien proporcione toda la información necesaria, como su número de identificación de estudiante, sección de clase, número de curso, etc.

Esto es especialmente importante si está enviando un correo electrónico a su profesor por primera vez o si nunca antes ha tenido una interacción con él. Si es así, es una buena idea recordárselo al profesor; por ejemplo, podría decir: "Soy la chica que se quedó después de clases para preguntarte sobre tal y tal cosa".

4. Explica por qué estás escribiendo

Ahora es finalmente el momento de revelar su verdadera razón para la escritura. Qué se necesita para hacer una cita para ver al profesor fuera de sus horas de oficina? ¿Tiene un calendario de exámenes en conflicto? Sea lo que sea, hágalo conciso y sencillo, pero sea cortés. No se ande por las ramas, no ponga excusas y no proporcione detalles excesivos. A tu profesor le importa lo que pueda hacer por ti, no porque ellos tienes hacer algo por usted (que no tienen que hacerlo, lo más probable).

Antes de enviar ese correo electrónico, hágase las siguientes preguntas:

a) ¿Es la información que ya estoy buscando en el programa?

b) ¿Puede un compañero de clase explicar o resolver este problema para mí?

c) es el profesor de hecho la única persona que puede responder a mi pregunta o resolver mi problema?

5. Incluya un llamado a la acción (educado)

Llaman a la acción, son maravillosos, no sólo en el mundo de las ventas y de marketing, sino también en nuestra vida cotidiana. Llaman a acciones no son comandos, pero las solicitudes. Antes de terminar su correo electrónico, reformular o resaltar su solicitud (s) y pedir al profesor si él / ella podría abordar el tema (s) se crió. Usted puede hacer esto diciendo algo como: “Le agradecería mucho si me pueden ayudar con [tema]” o “Por favor, hágamelo saber cuando es el mejor momento para usted - Me gustaría hablar con usted en persona.”

6. Agradecer al profesor

Este es bastante obvio, ¡pero los estudiantes se olvidan de hacer esto todo el tiempo! Al cerrar su correo electrónico, agradezca al profesor por tomarse el tiempo para leer su correo electrónico. Es una cortesía común.

7. Haz seguimiento, pero no seas exigente

Si no obtiene una respuesta, espere. Y espera un poco más (si no es muy urgente). Después de esperar "suficiente", continúe con cuidado. No culpes al profesor por ignorarte u olvidarse de responder: el profesor podría haber tenido asuntos más urgentes y urgentes de los que ocuparse, o tu correo electrónico podría haber quedado enterrado sin querer bajo otros correos electrónicos.

Al enviar su seguimiento de correo electrónico, envíe su correo electrónico original, pero todavía recordar al profesor lo que su solicitud original. Y luego simplemente dejarlo / la saber que todavía está esperando una respuesta.

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¡Eso es! Si has seguido estos pasos 7, que has hecho todo lo que pueda (o el mínimo).

Ser capaz de escribir un correo bueno, profesional no es una mera ventaja en la universidad, sino una necesidad. Se le enviando un correo electrónico profesores, compañeros, jefes, amigos e incluso para el resto de su vida, por lo que también podría aprender a hacerlo correctamente.

Por favor, por favor, por favor, antes de pulsar ese botón “enviar”, asegúrese de que usted está siendo claro en su comunicación y cortés en su forma.

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